线上董事会会议-【NEW】-
受新冠疫情影响，部分企业选择让员工居家办公，员工通过电话、微信、电子邮件、视频等方式向领导汇报工作、参加会议。这种远程办公方式在一定程度上解决了员工地域分散、无法现场出席的问题，但也给企业进行公司治理带来了新挑战和新问题。
公司进行重大决策需要召开董事会会议，那么该会议是否可以采取线上方式举行呢？敝所本次要点介绍如下，供参考。
1.公司可采取线上方式举行董事会会议
中国现行《公司法》并未对董事会会议召开的具体形式作出明确规定，并且实务中，随着互联网在商业活动中的应用，以及受新冠疫情的影响，采用电话会议、ZOOM或腾讯会议、微信工作群等新型会议模式召开会议的企业越来越多，法院也认可采用线上方式召开董事会会议的效力。
另外，在2021年12月24日全国人大常委会公布的《中华人民共和国公司法（修订草案）》中也明确可以在公司章程中规定董事会采用电子通讯方式召开和表决。（第76条）
2.采取线上方式召开董事会的实务要点
采用线上方式召开董事会与现场召开可能存在部分差异，但同样需履行《公司法》及公司章程的具体规定，敝所要点说明如下，供参考。
（1）事先向董事书面告知会议的召开
会议召集人可以根据公司章程规定的通知时间，通过电子邮件、微信、短信等多种方式，将会议采取线上方式召开、线上接入会议的方法和渠道、会议中的表决方式以及会后文件签署的方式和要求等明确告知各位董事。
在履行通知义务时，需留意留存通知的相关资料或截图，在会议通知中可以附上参会确认函，要求收到通知的参会人员进行回函确认，以避免因没有规范履行通知义务而导致会议召开程序瑕疵，甚至是会议决议无效。
（2）决议签署
会议决议的签署是董事会召开结果的书面固定，在公司纠纷案件中董事会决议是极为重要的诉讼证据。因此，董事会决议的合规签署至关重要。企业在采取电子方式签署决议时需遵循《电子签名法》关于签名的有关要求，企业可以事先在会议通知中说明使用电子签名的做法，并取得全体董事的同意。
（3）资料保存
虽然《公司法》并未对公司不制作会议记录设定后果，但是为证明线上会议召开的真实性及参会人员的真实意思表示，公司可以制作电子会议记录，留存会议过程的录音、录像、聊天记录等证据。
◆对日系企业的建议
新冠疫情给大家的生活和工作带来了巨大的挑战，对于企业来说更是一场持久战，在这个过程中，企业内部经营和管理需要合法合规，以减少疫情的不利影响，需要法律咨询的事情也增加了。
例如，公司章程是公司治理的基础，原则上，除《公司法》等法律有特别规定外，董事会会议的召开及表决需遵守公司章程的规定，因此，公司章程的合规非常重要。各日系企业有必要委托律师对公司章程及其他规章制度进行全面的法律审查与评估，并对遇到的问题及时与律师协商沟通。
作成日：2022年05月26日
