如何避免出现行政违法行为
很多时候，日本总社的监察部门是能够发现一般情况下现地公司的行政违法行为的，但是，也不排除有时候发现不了这些问题。有时，现地公司又对这些问题显得不够重视。从合法合规的角度，应当听取监察部门提出的要求现地改正的意见建议，但是现地公司有可能意识不到这个问题，从而产生矛盾，使违法行为悬而未决。
不论是否是新冠肺炎疫情期间，如果企业存在行政违法行为，诸如未批先建、广告宣传销售状况与事实不符、擅自处置海关监管货物，就有可能被环保、工商、海关等行政监管部门处罚，有时不但会受到罚款、被要求停产停业等造成经济损失，还会影响公司的声誉，企业在商业活动中也会受限。
根据各企业行业和经营范围的不同，行政监管部门也不尽相同。加之涉及行政处罚的法规内容较多、涉及方面较广，企业和负责人可能稍有不慎可能就会被处罚。因此，日企负责人常常为如何避免出现行政违法行为而烦恼。
现结合敝所实践，分享如下留意点，希望能给大家一些帮助。
◆ 留意点
1、法规学习及合规培训
不仅是企业负责人，企业的管理人员及员工也需要对公司经营所涉及到的法规进行学习，熟悉法律要求、法律责任，知晓对企业的影响。公司可以定期组织专题培训，提高全体员工的合规意识。
2、设立投诉提示机制
设置专门接受违反行政法规投诉及提示的渠道，包括信箱、邮箱、电话等，鼓励员工或其他人在发觉公司存在或可能存在行政违法行为时向专门的人员进行投诉或提示，以便尽早对相关行为进行调查或纠正。
3、尽职调查
在企业经营过程中，由于业务忙碌、事务繁杂，有时会疏忽对行政违法行为的事前防范，这种情况可以通过委托专业机构做尽职调查的方式对企业进行一个全面的“体检”，这个“体检”可以与总社的监察有所互补。日本总社的监察提出的意见不一定能够使现地公司去完全对应，通过现地细致的尽职调查，有时能发现企业中存在的不少漏洞。通常情况下，不需要花费太多的费用、太多的时间就可以完成尽职调查。尤其是在现地公司更换重要岗位的负责人时，推荐现地企业做好尽职调查，对现地的法律风险或存在的漏洞进行调查防范，使企业能够健康的运营。
4、与政府部门沟通交涉
日企有时由于对中国的政策法律不熟悉和与政府部门交流经验的积累不足，在面对行政机关作出处罚时，往往慌了神，没有应对措施。包括政府部门设立的一些投诉的渠道，一旦走不通遇到阻力，往往会放弃继续沟通。敝所认为，这时需要更加有效的努力，先搞清楚处罚的依据，并结合公司的实际情况与行政处罚机关进行友好的沟通，掌握好政府部门的态度以及部门担当对于政策的理解，据此出具解决方案，比如提交情况说明等。现在，政府部门对投资营商环境的改善越来越在意，敝所认为想办法及时积极地与政府部门交涉，就有减少对企业影响的希望。
◆对日企的建议
日企惧怕有行政方面的违法行为，但是潜在的此类风险特别多，这个有时是总社和现地都发现不了的，所以这个时候需要提高警惕，要在平时提前做一些调查分析防范，即使有了行政违法行为，要有能够跟政府交涉的充足的证据，这些往往是日企想要回避或不愿意做到的，因为这些都是不容易去做的，期待日企在这方面能够做得很好。
作成日：2021年04月27日
